PV n°4 Période : mars – avril 2025

1. Objet de la période

Mise en œuvre opérationnelle des activités 2025, suivi logistique, diffusion médiatique, évaluation, Youthpass et gestion financière.

2. Outils de communication

• Emails
• WhatsApp
• téléphone
• partage de fichiers
• application CITOYENS
• liens médias
• fichiers Excel
• PDF

3. Points de travail abordés

a) FAST – préparation finale et mise en œuvre à Milan

• 1er au 10 mars 2025 : coordination logistique détaillée pour le workshop à Milan :
  • ordinateur,
  • imprimante couleur,
  • wifi,
  • réception de fichiers images,
  • cartouches,
  • tables supplémentaires,
  • bidons d’eau,
  • seaux,
  • ...
• FAST envoie la liste des 40 projets et demande à MEDIEL de préparer un message clair à destination des participants.
• MEDIEL ajuste le dispositif technique afin de simplifier l’usage du smartphone/tablette avec IA graphique.
• 14 mars 2025 : MEDIEL demande un temps sur place pour traiter les questions administratives Erasmus+.
• 19-20 mars 2025 : FAST informe MEDIEL de la diffusion d’un sujet sur Rai News 24 ; MEDIEL publie dans l’application les vidéos, photos, peintures et relais médias.
• 21-25 mars 2025 : FAST transmet les listes de participants, des éléments de staff et des questionnaires ; échanges sur Youthpass, coordonnées bancaires, données nécessaires, autorisations d’image.
• 1er au 15 avril 2025 : MEDIEL demande les pièces justificatives et suit les questionnaires d’évaluation.
• 23-24 avril 2025 : MEDIEL demande les fichiers vidéos originaux des interviews ; Cinzia confirme l’envoi.

b) JSB – finalisation Bruxelles 2025

• 11-14 mars 2025 : MEDIEL demande l’alimentation électrique pour deux stands, corrige des noms de participants et demande une révision de l’emplacement de stands afin de garantir une interaction suffisante avec le public.
• 14 mars 2025 : transmission d’un schéma explicatif du stand Arts & Sciences.
• 29 mars 2025 : MEDIEL envoie à JSB l’interview de la rectrice de l’UCLouvain, dans le cadre de la capitalisation média.
• 19 avril 2025 : MEDIEL informe JSB de la diffusion TV/radio RTBF et demande le relais sur les groupes WhatsApp Science Expo.
• 28 avril 2025 : MEDIEL informe JSB du report des diffusions RTBF en raison des funérailles du pape.
• 2 mai 2025 : MEDIEL transmet les Youthpass à JSB.

4. Lien avec les objectifs / résultats

Cette période est centrale pour :

• l’objectif 2 : mise en œuvre des ateliers interdisciplinaires ;
• l’objectif 3 : production et alimentation de l’application ;
• l’objectif 4 : participation active des jeunes, notamment via leurs productions scientifiques et artistiques ;
• l’objectif 5 : diffusion large via RAI, RTBF, application et vidéos.

Elle contribue aussi aux résultats attendus :

• montée en compétences des organisations,
• appropriation d’une approche arts-sciences,
• production de ressources numériques,
• diffusion transnationale.

5. Résultats / décisions

• Workshop de Milan réalisé avec forte coordination logistique.
• Science Expo Bruxelles soutenue par un espace Arts & Sciences renforcé.
• Contenus diffusés sur médias traditionnels et numériques.
• Procédure Youthpass activée pour jeunes / staff.
• Évaluation par questionnaires collectée.

6. Observation de gestion

La période montre une gestion active, rigoureuse et multi-dimensionnelle : logistique, pédagogique, administrative et médiatique.